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Descubre cómo estos sistemas pueden transformar la gestión de tu negocio
¿Qué es un Sistema Contable y Administrativo en línea o en la nube?
Un Sistema Contable y Administrativo es una herramienta que registra, organiza y gestiona la información financiera y operativa de una empresa. Ayuda a controlar ingresos, gastos, activos y pasivos, y facilita la toma de decisiones y el cumplimiento normativo, todo esto en un servicio web con disponibilidad de información las 24 horas del día a través de internet.
¿Qué debe tener?
Funcionalidades Clave
Usuarios
Gestión de Usuarios: Crear, editar y eliminar usuarios. Roles y Permisos: Asignación de permisos basados en roles para controlar el acceso a diferentes partes del sistema. Seguridad: Autenticación (e.g., 2FA) y autorización, registro de actividad de usuarios.
Facturación Electrónica
Generación de Facturas: Crear facturas electrónicas conforme a la regulación del SRI Envío: Enviar facturas a clientes por correo electrónico o a través de portales de facturación. Validación: Validar facturas electrónicas con autorización del SRI.
Creación de Servicios y Productos
Catálogo de Productos/Servicios: Gestionar la creación, edición y eliminación. Precios: Definir precios, descuentos y promociones. Categorías: Clasificación por categorías para facilitar la búsqueda y gestión.
Nomina
Cálculo de Sueldos: Cálculo automático de sueldos, impuestos, y beneficios. Pagos: Gestión de pagos a empleados. Reportes de Nómina: Generación de reportes detallados de nómina para fines contables y legales.
Reportes Financieros, Contables y Comerciales
Financieros: Estado de Resultados, Balance General, Flujo de Caja. Contables: Libro Mayor, Libro Diario, Balances de Comprobación. Comerciales: Reportes de ventas, rentabilidad por producto/servicio, análisis de clientes.
Contabilidad
Asientos Contables: Registro automático y manual de asientos contables. Conciliación Bancaria: Conciliar transacciones bancarias con registros contables. Plan de Cuentas: Definir y gestionar el plan de cuentas.
Gestión de Cartera
Cuentas por Cobrar/Pagar: Seguimiento de facturas pendientes y pagos a proveedores. Cobranza: Herramientas para la gestión de cobros y recordatorios de pagos. Análisis de Cartera: Análisis de deudores y previsión de ingresos.
Módulo de Bancos
Integración Bancaria: Conectar con bancos para sincronización automática de movimientos. Transferencias y Pagos: Realizar transferencias y pagos directamente desde el sistema. Conciliación: Conciliar movimientos bancarios con registros internos.
App
Acceso Móvil: Aplicación móvil para acceso a funciones esenciales del sistema. Notificaciones: Notificaciones push para alertas y recordatorios.
Manejo de Proformas
Generación de Proformas: Crear proformas para clientes. Conversión: Convertir proformas en facturas. Seguimiento: Gestionar el seguimiento y aceptación de proformas.
Manejo de Inventarios
Control de Stock: Seguimiento de niveles de inventario en tiempo real. Movimientos de Inventario: Registrar entradas, salidas, y transferencias. Alertas: Alertas para stock mínimo y productos obsoletos.
Activos Fijos
Registro de Activos: Gestionar la adquisición, depreciación y disposición de activos fijos. Depreciación: Cálculo automático de la depreciación. Inventario de Activos: Seguimiento y auditoría de activos físicos.
Liquidación de Tarjetas de Crédito
Procesamiento: Registrar y reconciliar pagos con tarjetas de crédito. Comisiones: Gestión de comisiones por transacciones con tarjetas. Reportes: Generar reportes de liquidación.
Guía de Remisión
Creación: Generar guías de remisión para la entrega de productos. Seguimiento: Seguimiento de entregas y devoluciones. Validación: Validar con las normativas de transporte y logística
API Key
Integración: Proveer claves API para integrar el sistema con otras aplicaciones. Seguridad: Gestionar permisos y accesos para el uso de la API.
Manejo de Bodegas
Gestión de Bodegas: Administración de múltiples bodegas y ubicaciones. Transferencias: Gestionar transferencias entre bodegas. Reportes de Inventario: Generar reportes por bodega.
Módulo de Producciones
Órdenes de Producción: Crear y gestionar órdenes de producción. Costos: Calcular costos de producción y márgenes. Seguimiento: Monitoreo del proceso de producción.
Módulo de Importaciones
Gestión de Importaciones: Registro de importaciones, costos, y aranceles. Documentación: Gestión de documentos relacionados a importaciones. Control de Inventario: Actualización del inventario basado en importaciones.
Beneficios
Beneficios de Implementar un Sistema Contable y Administrativo
Sección de Casos de Éxito
Soporte
El soporte es crucial al contratar un sistema contable en línea por varias razones:
- Debe ser parte del servicio postventa: El soporte no es un extra, sino una extensión natural del servicio adquirido. Un buen soporte asegura que el cliente maximice el valor del sistema contable desde el primer día.
No debe costar un valor adicional: Incluir el soporte sin costos adicionales refleja un compromiso con el cliente, garantizando que cualquier problema o duda será resuelta sin preocupaciones económicas.
Debe ser eficiente y oportuno: La contabilidad es una función crítica en cualquier negocio. Un soporte rápido y efectivo minimiza el tiempo de inactividad y evita retrasos en las operaciones financieras.
Deben existir varios canales: La disponibilidad de múltiples canales de soporte como correo, chat interno, WhatsApp, entre otros, asegura que el cliente pueda obtener ayuda de manera conveniente y rápida, según su preferencia.
Personal entrenado y cordial: Un equipo de soporte bien capacitado y amable, que no solo soluciona problemas, sino que también mejora la experiencia del usuario, generando confianza y satisfacción.
Actualizaciones
Las actualizaciones de un sistema contable y administrativo son esenciales por varias razones:
- Cumplimiento de Normativas: Aseguran que el sistema cumpla con las regulaciones del estado y el SRI en Ecuador, evitando sanciones.
- Mejoras continuas: Introducen nuevas funcionalidades, corrigen errores y optimizan el rendimiento del sistema.
- Adaptación al Cambio: Permiten que el sistema se ajuste rápidamente a cambios en políticas fiscales, condiciones del mercado y necesidades empresariales.
- Código Fuente y Base de Datos: Mantenerlos actualizados, mejora la eficiencia, seguridad e integridad de los datos.
- Integración con el SRI: Facilita que el sistema se mantenga al día con los cambios en tiempo real, crucial para la facturación electrónica y la presentación de informes fiscales.
- Impuesto a la renta: Aseguran cálculos precisos del impuesto a la renta con tasas y códigos actualizados.